Policy aziendale sull’uso dell’AI: cosa scriverci (con traccia)

In molte aziende l’intelligenza artificiale è già entrata dalla porta di servizio: ogni dipendente usa lo strumento che preferisce, con il proprio account, per fare cose che nessuno ha deciso. Una policy sull’uso dell’AI mette ordine. Non deve essere un documento legale di trenta pagine: deve essere breve, chiara e applicata.

Perché serve adesso

• La legge italiana sull’AI (132/2025) chiede al datore di lavoro di informare i lavoratori sull’uso dell’intelligenza artificiale e richiama il rispetto della dignità e della riservatezza.
• L’AI Act chiede alle imprese che usano sistemi di AI di curare l’alfabetizzazione del personale.
• Il GDPR vale anche per i dati inseriti in un chatbot.
• I segreti aziendali escono più facilmente da un prompt che da una chiavetta.

La traccia: dieci punti

1. A cosa serve la policy

Due righe: l’azienda vuole usare l’AI per lavorare meglio, in modo sicuro e trasparente.

2. Strumenti autorizzati

Elenco degli strumenti approvati, con l’account aziendale. Tutto ciò che non è in elenco non si usa per lavoro.

3. Dati che non vanno mai inseriti

Password, dati di pagamento, documenti d’identità, dati sanitari, informazioni su procedimenti legali, dati dei dipendenti, progetti riservati. Meglio un elenco concreto che un principio generale.

4. Dati che si possono inserire con cautela

Dati dei clienti solo negli strumenti approvati e solo quando servono, togliendo ciò che non è necessario.

5. Usi consentiti

Esempi pratici per reparto: bozze di testi, riassunti, traduzioni, analisi di dati non personali, idee per campagne.

6. Usi vietati

Decisioni su persone (assunzioni, valutazioni, licenziamenti) prese solo dall’AI; contenuti ingannevoli; imitazione di persone reali.

7. Verifica umana

Tutto ciò che esce verso clienti, fornitori o pubblico va rivisto da una persona, che ne è responsabile.

8. Trasparenza

Quando l’azienda usa chatbot o contenuti generati verso l’esterno, lo dichiara come richiede l’AI Act. Ne parliamo in Chatbot sul sito e AI Act.

9. Formazione

Tutti ricevono una formazione di base; chi usa l’AI in modo intenso, una formazione specifica. Vedi Formazione AI per i dipendenti.

10. Referente e segnalazioni

Una persona a cui chiedere se un uso è consentito e a cui segnalare problemi. E una data di revisione: la policy si aggiorna almeno una volta l’anno.

Come farla funzionare

• Una pagina, non trenta. Il dettaglio può stare in allegati.
• Esempi veri, presi dal lavoro di ogni reparto.
• Presentarla di persona, non solo inviarla per email.
• Dare strumenti buoni: se l’azienda non offre un’alternativa valida, le persone continueranno a usare quelli personali.

Un consiglio

Prima di scriverla, chiedi ai colleghi quali strumenti usano già e per cosa. Scoprirai usi intelligenti da valorizzare e rischi da chiudere. Poi scrivi la policy partendo da lì.

Possiamo aiutarti a impostare policy, strumenti e formazione insieme, come parte del nostro lavoro sull’intelligenza artificiale per le aziende. Scrivici.

Questa traccia è indicativa: adattala con il tuo DPO o consulente legale.